E-facturatie

aanmelder.nl ondersteunt e-facturatie via SimplerInvoicing. SimplerInvoicing is de standaard die de Nederlandse overheid gebruikt om digitale facturen mogelijk te maken. Een onderdeel ervan wordt ook wel Digipoort genoemd.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

De meeste bedrijven zonder e-facturatie dienen de facturen in bij de financiele afdeling via PDF documenten. Op de financiele afdeling wordt een factuur dan overgeschreven en ingevoerd in de administratie-software. Bij een e-factuur is dat niet meer nodig.

Als de financiele administratie aangesloten is op het SimplerInvoicing netwerk, dan kunnen leveranciers hun facturen direct via dit netwerk versturen. Ze worden dan direct veilig bezorgd in de administratie-software van de financiele afdeling van het bedrijf of overheid.

Meer informatie kan je vinden op de pagina over SimplerInvoicing en e-facturatie voor de Nederlandse overheid.

 

E-facturatie voor deelnemers

Bij het organiseren van een zakelijk evenement kunnen je deelnemers voordeel hebben van e-facturatie. Dat is in het geval dat zakelijke deelnemers moeten betalen voor jouw evenement.

aanmelder.nl ondersteunt het gehele proces van facturatie en verkoop van tickets voor het evenement. Als een zakelijke deelnemer in een organisatie werkzaam is waar (alleen) e-facturen worden geaccepteerd, ondersteunen we dat.

Tijdens de registratie kan een deelnemer er dan voor kiezen om zijn factuur ook digitaal via e-facturatie in te sturen, direct naar de financiële afdeling van zijn organisatie. Wij sturen het factuur van via het SimplerInvoicing netwerk naar de financiele afdeling.

Let op: dit is alleen mogelijk als de organisatie van de deelnemer aangesloten is op het SimplerInvoicing netwerk. Dit netwerk is ook aangesloten op het Europese PEPPOL netwerk. Op het moment dat de organisatie hierop niet is aangesloten, kan er niet voor e-facturatie worden gekozen. Een deelnemer krijg uiteraard nog wel gewoon zijn factuur in PDF formaat.

 

Hoe activeer je e-facturatie als organisator?

Op de betalingen-pagina kan je met onderstaande vinkje de e-facturatie voor je deelnemers aanzetten.

 

Hoe kiest een deelnemer voor E-facturatie?

 

Verstuur als e-factuur

In de betalingsstap kiest de deelnemer voor "indienen als e-factuur". Deze optie kan je vinden onder het factuuradres. Zie hieronder. Er is een link naar meer informatie over wat e-facturatie is. Dit is toegevoegd, omdat sommige deelnemers verwachten dat e-facturatie en een PDF factuur hetzelfde is.

 

 

Bezorgadres voor de e-factuur

Vervolgens wordt de deelnemer geïnformeerd over welke informatie vereist is om een e-factuur te kunnen opmaken en opsturen. Het is belangrijk dat alleen overheden en bedrijven die aangesloten zijn op het SimplerInvoicing of PEPPOL netwerk kunnen kiezen voor e-facturatie.

 

 

 

KvK- of OIN-nummer

De deelnemer kan nu het KvK-nummer of OIN-nummer van zijn organisatie invullen. Daarnaast is een ordernummer verplicht. Het OIN-nummer is het nummer dat Nederlandse overheden gebruiken om zich te identificeren.

Het ordernummer zorgt ervoor, dat de financiële afdeling bekend is met de kostenplaats van het factuur en zodoende tot betaling kan overgaan.

 

 

Nadat deze informatie is ingevuld, wordt op de achtergrond een e-factuur gemaakt en verstuurd via het PEPPOL-netwerk. De deelnemer ontvangt daarnaast ook nog een PDF factuur per email als afschrift en voor zijn eigen administratie.

 

Feedback bij foutieve invoer

Wanneer het KvK-nummer of OIN-nummer niet bekend zijn, krijg je onderstaande melding te zien:

 

Wanneer het ordernummer niet is ingevuld, kun je ook niet doorgaan met versturen:

 

Betaling van de factuur

De keuze voor e-facturatie staat los van de betalingswijze van de factuur. De deelnemer kan dus nog steeds kiezen om de e-factuur direct te voldoen via bijvoorbeeld iDEAL of creditcard. Daarnaast kan de financiële afdeling die de e-factuur ontvangt, tot betaling overgaan op basis van het ontvangen IBAN en factuurnummer.